Manuel de la bibliothèque publique/34
34. FINANCES. BUDGET. COMPTABILITÉ.
La gestion financière comprend les moyens de procurer à la Bibliothèque les ressources économiques nécessaires à son premier établissement et à la gestion annuelle. Elle s’étend à la bonne gestion économique.
341. Budget.
Il sera dressé annuellement un budget ou prévision de recettes et dépenses.
Recettes. — Elles sont composées de subsides officiels de l’État, de la Province, de la Commune, des dons et subsides des particuliers, du montant des cotisations et des amendes prévues par le règlement, du produit de la vente du catalogue et de l’organisation de fêtes au profit de la Bibliothèque.
Dépenses. — Elles comprennent : indemnité du personnel, entretien des locaux, achat de livres, entretien des livres (reliure, désinfection), frais de chauffage et d’éclairage, frais d’administration, registres, fiches, correspondance.
342. Bilans et Comptes.
Les comptes de l’année seront dressés sur la base des inventaires, en confrontation avec le budget de prévision. Ils prendront la forme d’un compte des recettes et des dépenses de l’année et d’un Bilan dans lequel le patrimoine de la Bibliothèque sera évalué en se basant sur les inventaires des collections et du matériel, et en figurant éventuellement les dettes et charges.
343. Inventaire.
L’inventaire aura deux formes : 1°) Inventaire comptable, il résultera du Registre Inventaire des entrées, tenu à jour, où l’on trouvera les achats et les reliures ; 2°) dénombrement individuel, ou recollement de l’inventaire, qui s’opérera périodiquement au moins une fois par an, en confrontant les ouvrages existants sur les rayons avec les indications portées à l’inventaire des entrées. On s’aidera des listes numériques et des catalogues en évitant toutes écritures inutiles. Le registre d’entrée (inventaire) sera tenu pour le livre auxiliaire concernant les achats. (Voir n° 252.4). Les bordereaux de reliure, liassés, le seront aussi. (Voir n° 251.2.)
344. Subsides officiels.
L’État, les Provinces, les Communes aux termes de la législation belge interviennent dans le service des Bibliothèques par des subsides officiels :
1° Les Communes.
a) Les Bibliothèques communales ont leurs dépenses supportées par la commune qui fournit le local, le fonds et les subsides, et peut répartir sur deux exercices les dépenses de fondation si son budget est petit.
b) Les Bibliothèques adoptées jouissent d’un crédit prélevé sur le fonds communal.
c) Les Bibliothèques adoptables ont un budget composé de dons des fondateurs et des protecteurs ainsi que des cotisations des lecteurs. Elles peuvent être subsidiées par la Commune.
2° Les Provinces. — Elles interviennent dans des conditions variées et en vertu de leur propre autonomie. Les Provinces de Brabant et de Hainaut ont pris d’intéressantes initiatives.
3° L’État. — Il intervient pour accorder aussi des subsides si ces bibliothèques réunissent les conditions légales. Les subsides sont composés des indemnités aux bibliothécaires, des dons et de secours exceptionnels. Certains départements ministériels distribuent des ouvrages. Ministère de l’Agriculture, publications agricoles, Ministère de l’Industrie et du Travail, publications techniques, Ministère des Colonies (Service de l’information et de la propagande), publications coloniales.
345. Comptabilité.
La comptabilité s’opérera au moyen des instruments administratifs suivants :
1° Minutes des lettres de commandes. (Classeur).
2° Factures à payer. (Classeur). On rédige éventuellement une facture fictive. Les factures portent les indications de vérification.
3° Factures payées et quittances. (Classeur classé par fournisseurs.)
4° Ouvrages commandés. (Fichier classé alphabétiquement par auteurs, les fiches portent le nom du fournisseur).
5° Ouvrages reçus (Fichier classé alphabétiquement par auteurs. Ce sont les fiches des ouvrages commandés qui passent dans cette catégorie).
6° Livre de Caisse portant inscription de toutes les pièces administratives, sommes reçues, sommes payées, lettres.
Classeurs, livres et registres sont du format universel 0,215 x 0,275.