Manuel de la bibliothèque publique/33
33. ORGANISATION. DIRECTION. ACTION ADMINISTRATIVE.
331. NOTIONS.
Distinction et corrélation entre les termes. 1° Organiser c’est dresser le programme ; mettre en corrélation locaux, personnel, collections, public. 2° Diriger : c’est exercer l’autorité. 3° Administrer : c’est effectuer les opérations autres que celles d’ordre technique, et qui ont pour objet principalement les rapports avec le personnel inférieur, avec les tiers, avec les autorités.
333. Direction.
À la tête, un conseil de bibliothèque, dont devraient faire partie le bibliothécaire, l’échevin de l’instruction publique, deux conseillers, un membre du personnel enseignant primaire, un membre représentant l’enseignement technique, lorsqu’il existe, un membre représentant l’enseignement moyen s’il y en a.
D’après la législation belge, le Conseil prend toutes mesures pour la bonne organisation ou le développement de la bibliothèque publique, émet son avis sur l’achat des livres, compose le règlement d’ordre intérieur, donne son avis sur la nomination et la révocation du personnel comme sur le budget, contrôle l’inventaire et les statistiques, fait rapport annuellement à l’autorité communale sur la situation de la bibliothèque.
La Direction couvre le personnel.
Celui-ci a des pouvoirs que lui délègue la Direction.
Utilité des instructions et des ordres écrits.
Hiérarchie des responsabilités : le personnel subalterne vis-à-vis du bibliothécaire, celui-ci vis-à-vis de son comité, lequel relève des autorités locales, et celles-ci à leur tour, sont soumises à la loi et au contrôle de l’Administration centrale.
334. Méthodes administratives.
Ces méthodes ont été toutes transformées récemment. Il appartient aux bibliothèques d’être à l’avant-garde d’un mouvement qui s’inspire d’une réaction contre la routine, le formalisme, le « tatillonisme », l’indifférence quant aux résultats, l’arbitraire, l’abus des écritures inutiles, la lutte contre la mauvaise bureaucratie et la paperasserie. (Voir les travaux de M. Fayol et de ses collègues, ceux de l’Institut international de bibliographie sur la documentation administrative, les revues spécialisées, telles que « Système » et « Mon bureau »). Les méthodes scientifiques d’enregistrement des faits, de classement systématique, d’utilisation de fiches et de feuillets mobiles, de classeurs verticaux, etc., s’appliqueront à toute l’administration de la bibliothèque. Cette administration tendra à être ramassée et condensée, claire, facile. Elle sera aussi impersonnelle, de manière à faciliter les collaborations ainsi que la continuation par des remplaçants, intérims ou successeurs. — Les règles essentielles suivies par l’administration des bibliothèques seront consignées, par écrit, dans les instructions de la bibliothèque, à la suite des règles concernant sa gestion technique. Les archives administratives seront tenues en bon état. Pièces classées par catégories (correspondance, ordres de l’Administration supérieure, factures et pièces comptables, etc.)
335. Manuel des méthodes et Instructions administratives.
On peut donner les conseils suivants :
1° Manuel des méthodes. — Le chef de chaque bibliothèque a intérêt à établir une documentation personnelle sur la matière des livres et de la bibliothèque.
À cet effet, il élabore un Manuel sous forme de dossiers, avec feuilles grand format (21 1/2 x 27 1/2), avec ou sans fichier parallèle pour concentrer les notes succinctes.
Ce dossier peut constituer un véritable traité ou encyclopédie du sujet, élaboré par lui-même.
On le commencera, par exemple, au moyen des notes prises au cours de bibliothéconomie.
On le continuera par les notes et études préparatoires à l’examen et celles ultérieures, toutes notes prises pendant les lectures, les visites, les voyages, tous documents recueillis, y seront incorporés.
2° Recueil des Instructions. — Toute bibliothèque doit avoir des instructions écrites déterminant son organisation, ses services, ses opérations, son administration. Ces Instructions font un choix entre les diverses méthodes possibles et les ordonnent en un tout bien organique et dont toutes les parties sont solidaires.
Elles fixent la ligne de conduite arrêtée et assurent ainsi l’unité et la continuité du travail dans une Bibliothèque.
(La préparation en projet de telles instructions pour une bibliothèque déterminée ou une bibliothèque que l’on voudrait voir créer, constituerait une excellente et toute utilitaire préparation à l’examen.)
336. Règlement.
Le règlement est le moyen de légiférer dans le royaume qu’est la bibliothèque. Le règlement concerne les lecteurs et le public, il concerne aussi le personnel, (comité, bibliothécaire, assistants.) Prévoir l’essentiel dans le règlement. Ce règlement doit s’inspirer des meilleurs modèles, mais s’adapter aux circonstances locales et spéciales. Il traitera des conditions de fréquentation et de prêt, des jours et heures d’ouverture, de la conduite dans les salles de lecture, etc. (Voir aussi n° 262.)
337. Rapport.
Le bibliothécaire fera tous les ans un rapport sur la marche de la bibliothèque. Ce rapport s’adressera non seulement aux autorités de l’institution, mais aux lecteurs et au public en général. Il ne se bornera pas à la gestion administrative ; il traitera de quelques points susceptibles de faire progresser la bibliothèque, soit matériellement, soit moralement et intellectuellement. Le rapport sera accompagné ou appuyé des éléments statistiques et financiers décrits sous les nos 338 et 339.
338. Statistiques.
Enregistrement des principaux faits. (État des collections, accroissements, lecteurs inscrits, prêts au dehors, correspondance, consultation sur place.) Statistiques basées directement sur l’enregistrement régulier des données, et non sur des comptages distincts. Représentation graphique et comparaison des résultats.