Traité de documentation/Fundamenta
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Fundamenta
Pour rendre accessible la quantité d’informations et d’articles donnés chaque jour dans la presse quotidienne, dans les revues, pour conserver les brochures, comptes rendus, prospectus, les documents officiels, pour retrouver les matières éparses dans les livres, pour faire un tout homogène de ces masses incohérentes, il faut des procédés nouveaux, très distincts de ceux de l’ancienne bibliothéconomie, tels qu’ils sont appliqués.
En vue des fins nouvelles proposées :
1o Les Buts de la Documentation ont été dégagés. 2o Les diverses Parties de la Documentation ont été distinguées les unes des autres, complétées et coordonnées. 3o Une Méthode documentaire générale a été élaborée et appliquée à toutes ces parties. 4o De même les diverses Opérations de la Documentation. 5o Les organismes documentaires ont été définis comme les entités qui groupent, élaborent et administrent tous les éléments ainsi traités. 6o La mise en relation de tous les organismes a été proposée et entreprise pour constituer sur des bases rationnelles et efficientes, l’organisation internationale du Livre et de la Bibliographie et constituer par coopération un Réseau Universel de Documentation. 7o La constitution d’une science et d’une technique générales du Livre et du Document a été poursuivie.
Voici le développement que prennent ces idées :
I. Buts de la Documentation.
Les Buts de la Documentation organisée consistent à pouvoir offrir sur tout ordre de fait et de connaissance des informations documentées : 1o universelles quant à leur objet ; 2o sûres et vraies ; 3o complètes ; 4o rapides ; 5o à jour ; 6o faciles à obtenir ; 7o réunies d’avance et prêtes à être communiquées ; 8o mises à la disposition du plus grand nombre.
II. Parties de la Documentation.
La Documentation comprend, en principe, les sept parties suivantes qui s’amalgament et se combinent :
A. Les Documents particuliers : Chacun d’eux est constitué d’un ensemble de faits ou d’idées présentés sous forme de texte ou d’image et ordonné selon un classement ou un plan qui est déterminé par l’objet ou le but que se proposent ceux qui les rédigent.
B. La Bibliothèque : C’est la collection des documents eux-mêmes maintenus chacun dans leur intégrité individuelle (Livres et publications diverses de toutes espèces). La collection est disposée en des réceptacles adéquats et rendus facilement accessibles (rayons, livres, magasins) ; elle est classée et cataloguée.
C. La Bibliographie : C’est la description et le classement des documents (Livres, périodiques et articles de revues, etc.) en distinguant la Bibliographie titre et la Bibliographie analytique. 1o Utilisation directe des bibliographies spéciales existantes. 2o Dépouillement, au point de vue des répertoires à former, des Bibliographies générales, et dépouillement des comptes rendus d’ouvrages paraissant dans les revues. 3o Relevé systématique des articles paraissant dans les revues de la spécialité et dans des articles se rattachant à cette spécialité paraissant dans les revues générales. 4o Analyse interne des publications (Livres, rapports, articles, comptes rendus, etc.) catalographie, indexation des éléments distincts contenus dans ces publications en se plaçant au point de vue des questions entrant dans l’objet de l’organisme de documentation qui y procède.
D. Archives documentaires (Dossiers, matériaux de la documentation) : Les Archives ou dossiers comprennent les pièces originales et les petits documents dans leur intégrité ou par fragments. Elles sont disposées en dossiers. Leur formation donne lieu au découpage des publications pour en redistribuer les éléments selon un ordre différent et former des ensembles de tout ce qui relève des mêmes questions. Les dossiers comprennent les extraits ou découpures de livres, de périodiques, de journaux, les notes manuscrites dactylographiées ou ronéographiées. Ainsi constitués, ils ont deux grands avantages : 1o Ces dossiers groupent les pièces réduisant ainsi au minimum l’effort de la consultation. 2o Ils permettent pour ainsi dire d’une manière automatique de saisir les choses plus objectivement et dans leur totalité, chaque document envisageant un point de vue, la réalité totale étant faite de l’ensemble de ces points de vue. 3o Ces dossiers portent en eux la possibilité d’une critique immédiate. Qui les consulte n’a pas à subir d’influence tendancieuse, mais est libéré des « préjugés » par la diversité même des sources réunies et aussi par les critiques variées présentées en tous les sens.
E. Les Archives administratives : Elles comprennent tous les plis, lettres, rapports, statistiques, comptes relatifs à un organisme. Elles donnent lieu à la formation : 1o de dossiers consacrés chacun à une personne ou entité, à une affaire ou question ; 2o de répertoires ou fichiers réunissant selon les cadres unifiés les données analytiques de l’administration (Répertoire administratif général) ; 3o de tableaux avec textes, colonnes, schémas, images, condensant ces mêmes données sous une forme synthétique.
F. Les Archives anciennes : Elles sont constituées par les documents anciens, ordinairement manuscrits et originaux, relatif à l’administration d’autrefois et qui comprennent notamment les titres juridiques des organismes publics et les papiers privés de familles et des établissements commerciaux.
G. Les documents autres que bibliographiques et graphiques : c’est la musique, ce sont les inscriptions lapidaires, ce sont les procédés relativement récents par lesquels s’enregistre et se transmet l’image de la réalité en mouvement (cinéma, film, filmothèque) et la pensée parlée (phonographe, disque, discothèque).
H. Les Collections Muséographiques : Ce sont les échantillons, spécimens, modèles, pièces diverses, tout ce qui est utile à la documentation mais qui se présente comme objets à trois dimensions. C’est la documentation objective à traiter comme celle de la Bibliothèque et des archives quant au collectionnement, au catalogue et au classement.
I. L’encyclopédie comprend l’œuvre de codification et de coordination des données elles-mêmes. Elle donne lieu à extraits et retranscription dans les cadres d’une systématisation unique. Ce qu’on pourrait appeler le Livre Universel par opposition aux livres particuliers.
Les données elles-mêmes sont bien distinctes des documents dans lesquels ils sont relatés ? Il s’agit d’organiser systématiquement des ensembles de ces faits et données. Pour chacun de leur ordre est établie une notice systématique type déterminant : a) les éléments qui sont à relever pour chaque catégorie des faits ; b) le mode selon lequel il y a lieu de les disposer sur la notice (Règles documentaires).
Pour l’établissement de ces notices, on met à contribution toutes les sources recueillies. Les documents de la bibliothèque, les dossiers sont dépouillés et on utilise aussi les données documentaires recueillies par voie d’enquête. On a soin d’indiquer sur chaque notice la source des données.
L’encyclopédie est formée : 1o des Répertoires de faits sur fiches. Ces répertoires se rapportent soit aux questions, choses, objets, produits, soit aux pays, soit à l’historique, soit aux personnes et aux organismes. Ils sont disposés d’après les divers ordres fondamentaux de classification systématique (matière), historique (date), géographique (lieu) ; 2o de dossiers ou atlas dont chaque feuille mobile est consacrée à la mise en tableau (tabulation) d’une donnée disposée selon les formes bibliologiques les plus adéquates (schémas, illustration) en original ou provenant du dépouillement systématique du contenu des publications de l’I. I. B.
III. Opérations.
Le Document est l’objet d’un Cycle d’opérations, réalisant la plus complète division du travail et l’utilisation la plus dispersée de ses résultats. Un document est établi d’abord en original, ou prototype. Ensuite il est multiplié, puis il est distribué à ceux à qui il s’adresse. Puis en sont formés des collections ou ensembles où il ne perd rien de son individualité. En outre, il devient l’objet d’un travail complémentaire tendant à le juger et à l’apprécier, à en incorporer les données particulières aux données déjà existantes de la connaissance ; finalement il est utilisé. L’étape ultérieure, éventuelle, mais non obligée, est la destruction du document entourée de mesures de précaution.
IV. Méthodes.
Elles comprennent : 1o le collectionnement systématique des documents eux-mêmes ; 2o la classification offrant un cadre commun à toutes les divisions de l’organisme et sous les numéros desquels figure tout sujet susceptible de l’intéresser ; 3o le système de rédaction monographique et le système des fiches et feuilles à classement vertical ; 4o le système des dossiers déposés dans les classeurs verticaux formant des ensembles organisés ; 5o l’établissement des fiches catalographiques, multipliées et très détaillées de manière à mentionner les documents dans les diverses séries fondamentales de la classification auxquelles ils se réfèrent ; 6o l’outillage mécanique et les processus chimiques pour couvrir, établir, reproduire, multiplier, sélectionner, classer, transporter les documents.
V. Organismes documentaires.
Les Organismes de la documentation sont : a) les Bibliothèques publiques générales ; b) les bibliothèques spéciales ; c) les Offices ou services de documentation soit indépendants, soit rattachés à des institutions scientifiques des administrations publiques, des établissements ayant des buts sociaux ; d) les offices ou services d’information et de documentation des organismes industriels, commerciaux ou financiers ; e) les bibliothèques privées, studios, cabinets de travail des travailleurs intellectuels où l’on trouve aménagées les collections de livres, les documents et répertoires en vue de l’étude et de l’élaboration des travaux intellectuels.
VI. Organisation Universelle.
De l’enquête sur les faits et de leur examen général on peut dégager l’esquisse suivante d’une Organisation universelle :
1o L’organisation couvrira le champ entier des matières de connaissances et d’activité, ainsi que l’ensemble des formes et des fonctions de la documentation
2o L’organisation implique la mise en œuvre des principes de coopération, coordination, concentration et spécialisation du travail, répartition des tâches entre organismes existants ou création d’organes nouveaux aux fins d’assurer des tâches anciennes. L’organisation se réalisera par concentration verticale, horizontale, longitudinale.
3o Les Offices de documentation seront multipliés de manière à répondre aux besoins constants. Ils seront spécialisés et couvriront chacun la partie du domaine général qu’il sera déterminé de commun accord.
4o La Répartition se fera selon les trois bases combinées a) de la matière (répartition verticale) (sujet ou science) ; b) du lieu (répartition horizontale) ; c) de l’espèce de fonction ou opération documentaire (répartition longitudinale.) [Publication, bibliothèque, bibliographie, archives, encyclopédie ou muséographie ; locaux régionaux, nationaux ou internationaux ; généraux ou spéciaux] ; la solution complète du problème mondial comporte : cent matières, soixante pays, six formes de documentation, sous les deux modalités, production ou utilisation, soit un bloc ou réseau de 72,000 alvéoles. Au centre, au siège de l’Office mondial, seront rassemblées les collections générales ainsi que les services centraux d’échanges et de prêts, placés sous un régime de propriété commune et de gestion coopérative.
5o Afin de rationaliser leurs activités et de les rendre plus efficientes, il sera procédé graduellement à une refonte des organismes documentaires ou de leurs activités par voie de fusion, séparation, concentration ou décentralisation.
6o Le Réseau général sera organiquement et hiérarchiquement constitué de telle manière qu’en chaque matière les offices locaux seront reliés aux régionaux, ceux-ci aux nationaux, ces derniers aux internationaux et ceux-ci à l’Office mondial.
7o L’organisation nationale sera confiée à des organes nationaux groupant les forces officielles ou privées (Bibliothèques, offices et services existants).
L’organisation internationale sera confiée à des organes internationaux sous l’autorité et avec la coopération desquels œuvreront les organes spéciaux. Les organismes spéciaux seront les uns privés (Associations internationales), les autres officiels (Société des Nations, Union Panaméricaine, Unions officielles des Gouvernements).
8o Les noyaux d’une telle organisation existent déjà largement mais épars, incomplets plus ou moins développés, travaillant sans coordination ni souci d’éviter les doubles emplois et de combler les lacunes. Ce sont : a) Les offices de documentation, les œuvres d’information, les bibliothèques spéciales en certains pays ; b) Les Unions nationales de Documentation ; c) Les Bibliothèques nationales avec leurs services de catalogues collectifs et de prêts ; d) le Service international des échanges ; e) Les organisations productrices des catalogues et des bibliographies ; f) Les Bureaux des grandes publications périodiques ou des publications à édition renouvelée : Revues, grands traités, encyclopédies ; g) les offices publics, scientifiques ou sociaux, qui recueillent et distribuent des informations utiles aux administrations publiques de tous degrés ; h) Les organes de documentation, information et publication fonctionnant au sein des Associations privées, mixtes ou officielles ; les services de cet ordre en liaison avec la Société des Nations ; Secrétariat, Bureau International du Travail, Commission de Coopération Intellectuelle, Organisation internationale des Transports, Organisation économique et financière, Comités nationaux de coopération intellectuelle ; i) L’Office et l’Institut International de Bibliographie, l’Institut International de Documentation ainsi que l’Union des Associations Internationales. Celle-ci, d’accord avec l’I. I. B. s’est attachée à susciter une meilleure organisation de la documentation au sein des Associations Internationales.
9o Il sera organisé, par voie de libre convention internationale groupant les organismes publics et privés, et à l’intermédiaire d’un Office central mondial, un Réseau Universel mettant en rapport coopératif tous les Offices particuliers de documentation, à la fois pour la production et pour l’utilisation.
VII. Sciences Bibliologiques.
La systématisation des connaissances relatives au Livre et à la Documentation comporte les données concernant leur systématique, terminologie, notation et mesure ; la position des problèmes de recherches, les corrélations entre les sciences bibliologiques et les autres dans le cadre général de la classification des sciences, l’organisation des recherches et des études, l’historique de ces sciences.