264.3 Le problème et sa solution.
Le problème général de la documentation administrative peut se formuler ainsi : 1° Comment les unités administratives (État, provinces, municipalités) peuvent-elles offrir à tout moment et donner à connaître à leurs administrés la présentation documentaire de leur situation ? 2° Comment sortir du désordre dans l’action et s’élever à une coopération de plus en plus régulière et étendue, du degré local et national au degré international ? Comment faire que chaque organisme établisse sa propre documentation en s’orientant vers une organisation mondiale des activités humaines et un Plan Mondial ?
La solution posée est celle-ci : a) Considérer par la pensée comme une et indivisible, chaque unité administrative envisagée, quelle que soit sa division en organes distincts (directions, départements, sections, services, etc.). b) Donner au point de départ un exposé, une description analytique et intégrale, une situation de l’entité considérée (documentation statique). c) Enregistrer systématiquement et continuellement toutes les modifications particulières qui surviennent dans cette situation et cela au fur et à mesure qu’elles se produisent et selon une forme telle qu’elle affecte, élément par élément, de la plus petite à la plus grande, chacune et toutes ensemble, les données de cette situation (documentation dynamique). d) Périodiquement confronter la représentation intra-documentaire ainsi obtenue avec la réalité documentée externe en opérant toutes les rectifications et ajustements requis.
264.4 Principes généraux d’organisation.
1 — Organisme.
Tout organisme (établissement industriel, commercial, administratif ou scientifique) constitue une unité qui nécessite, pour son fonctionnement normal, un certain nombre de « documents » ou écrits divers, sous forme de feuilles, fiches, tableaux, reliés en livres, cahiers ou carnets, ou détachés et mobiles (formules au sens général du mot). Il y a le plus grand intérêt à ce que tous ces documents forment eux-mêmes une unité correspondante (unité de l’organisme documentaire) et que, par suite, des simplifications, des compléments, des enchaînements y soient établis. Et l’on dira de même de l’œuvre, l’institut, l’établissement, le service et l’administration publique. L’entreprise est une œuvre au sein de laquelle la vie se manifeste par des mouvements multiples qu’il s’agit de suivre et de comptabiliser, si l’on veut se rendre compte de la façon dont se comporte l’organisme. Mais il n’y a pas dans la vie de l’entreprise que des mouvements intérieurs. Cette œuvre qui la figure est en contact avec l’extérieur ; des mouvements d’échange existent entr’eux qu’il faut connaître, des conditions existent qui ont des répercussions de l’un à l’autre (E. des Fages)
À tout organisme (individu, administration, firme, etc.) correspondent quatre ordres d’unités qui s’interfèrent et se combinent. 1° Unité réelle (physique). 2° Unité juridique (statut). 3° Unité comptable (patrimoine). 4° Unité documentaire.
La division de tout organisme s’opère en services, départements ou sections. Ils comprennent la coexistence des personnes, des choses, des locaux et emplacements, tout à l’état statique et à l’état de fonctionnement dynamique, soit les opérations dans le temps et dans l’espace.
2 — Action organisée.
L’action organisée (le Travail) donne lieu à la mise en œuvre d’un certain nombre de facteurs essentiels dont l’existence et les rapports réciproques peuvent être ramenés aux douze termes de la formule suivante :
« Dans le But (A), précisé et développé selon le Plan (B) ; répartis dans le temps suivant le Programme ou Budget (C) en exécution des Instructions et des Ordres (D) en se conformant aux méthodes (E), soumettre la matière et les objets (F) à une série d’opérations (G) en faisant intervenir les agents personnels individuels ou collectifs (H), les agents matériels (matières, formes ou propriétés) et les machines, outils ou instruments (J) de manière à obtenir les produite ou Résultats (K) destinés à être intégrés dons les ensembles (L). »
3 — Action documentée.
Le fonctionnement de toute administration doit être accompagné de documents. Il y a lieu de réaliser au cours des opérations, un enregistrement continu des données administratives essentielles, enregistrement opéré sur des documents adéquats et permettant une circulation constante des données administratives nécessaires aux travaux à travers tout l’organisme documentaire. La documentation, dédoublement et miroir de l’action ainsi définie intervient : 1° pour chacun des douze termes envisagés ; 2° pour chacun de leurs rapports mutuels deux à deux, ou plus de deux à plus de deux ; 3° à chacun des moments du temps de leur interaction ; 4° à chacun des lieux de l’espace où elle se produit.
4 — Éléments de la documentation.
1° Les écritures qui sont simples ou composées (analytiques et synthétiques) et tendent vers des rédactions unifiées et standardisées (formule). 2° Les ensembles documentaires ou collections de données documentées qui contiennent les écritures similaires. 3° Le classement assigné aux écritures dans le document et assigné aussi aux documents dans l’ensemble ou collections qu’ils constituent. 4° Le contenant ou réceptable matériel des documents. 5° Les relevés (statistique, comptabilité, mesures), d’après les écritures faites, et consistant en comptage dont les données numériques (totaux, moyennes, coefficients, indices) expriment, d’après les enregistrements administratifs, l’état global, absolu ou relatif des données « administrés ». 6° Les rapports périodiques ayant pour objet : a) de déterminer la situation des éléments admi-
