252.4 L’inventaire ou Registre d’entrée.
Notion, utilité. — L’Inventaire par numéros d’entrée ou Registre d’entrée, consiste dans l’enregistrement au jour le jour à mesure de leur arrivée et d’après une série continue de numéros d’ordre, de tous les volumes, brochures, fascicules, documents, entrés dans la bibliothèque et constituant une unité nouvelle.
L’inventaire constitue un véritable journal du mouvement de la bibliothèque. Lors du récolement périodique des ouvrages, il sert au relevé des volumes présents ou manquants. Quant aux numéros d’inventaire, ils individualisent chacun des ouvrages dans la collection : tout ouvrage a son numéro d’inventaire propre et à un même numéro d’inventaire ne correspond qu’un seul ouvrage.
Éléments de l’inventaire. — Les données descriptives de l’inventaire peuvent être exactement les mêmes que celles des notices bibliographiques (nom d’auteur, prénom, date de publication, titres et sous-titres, adresse de l’éditeur (ville et nom), format, nombre de pages, numéro de la classification bibliographique ou indice bibliographique). Il est loisible de compléter ces renseignements par la date d’entrée des ouvrages, par des notes sur leur provenance ou leur état matériel, enfin par l’indication de la cote de placement dans la bibliothèque, cette cote étant formée comme il est dit ci-après.
Communication. — L’inventaire est un document administratif. Il n’a pas à être mis entre les mains des lecteurs.
Inventaire sur fiches. — On peut établir l’inventaire sur fiches lorsque toute confiance peut être accordée à ceux qui établissent et manient le catalogue. L’avantage consiste alors à établir en une fois à la machine le duplicata des fiches pour toutes les parties du catalogue.
Registre-Inventaire. — C’est un document de contrôle et de preuve, il ne doit pas pouvoir être modifié ou altéré. Les inscriptions y étant faites au jour le jour, aucune intercalation ultérieure ne doit être prévue entre les
