l’incendie et de toutes les autres causes d’altération et de destruction. Il fait prendre aussi les précautions nécessaires pour que ces papiers soient placés hors de la portée de toute main étrangère et ne puissent être soustraits ou égarés.
86. Dans les communes qui ont un hôtel de ville, il est toujours possible d’affecter aux archives une salle ou un cabinet pourvu de tablettes, de casiers, de cartons et fermant à clef.
Quand le local de la mairie ne se compose que d’une seule salle consacrée à la fois au greffe et aux séances du conseil municipal, il peut être établi une armoire suffisamment profonde, garnie de rayons et pourvue de cartons. Elle doit, autant que possible, être divisée en deux parties : l’une destinée à recevoir les pièces les plus anciennes et les plus précieuses qu’on ne consulte que rarement, et habituellement fermée ; l’autre les papiers et registres relatifs aux affaires courantes.
87. Dans les communes où, à défaut d’un local spécial pour la mairie, l’habitation personnelle du maire doit recevoir le dépôt des archives, il est encore nécessaire qu’un meuble spécial les renferme, sous la garde constante de ce fonctionnaire. Un coffre paraît être alors plus convenable qu’une armoire, comme pouvant être transporté, dans les cas de mutations des officiers municipaux, sans déplacement des archives qui y sont déposées.
88. Le timbre de la mairie doit être appliqué sur tous les papiers et documents appartenant à la commune.
89. Les maires étant responsables de la conservation des archives, certaines règles et précautions doivent être adoptées pour la communication des pièces aux particuliers.
Les communications ne peuvent être faites que lorsqu’elles n’offrent pas d’inconvénient ; elles ont lieu sans frais et sans déplacement, sous une surveillance sûre, de telle sorte qu’aucune soustraction ou altération ne puisse être commise.
90. Les pièces cadastrales ne doivent pas être déplacées, hormis les cas où il serait donné ordre au préfet par le ministre compétent d’en autoriser le déplacement dans l’intérêt d’un service public. Les maires devront alors exiger un récépissé du fonctionnaire auquel ils en auront fait la remise. Dans tous autres cas, et surtout quand il s’agit de satisfaire seulement à des intérêts privés, ces fonctionnaires doivent se refuser d’une manière absolue à tous déplacements. Il est, pour les communes, d’autant plus nécessaire de veiller soigneusement à la conservation de ces documents, que, s’il y avait lieu de les refaire, la dépense serait à leur charge.
91. Les expéditions ou extraits des actes déposés à la mairie sont délivrés par les maires, et le produit des droits est versé dans la caisse municipale. Ces droits sont perçus pour les actes ordinaires en vertu de l’art. 37 de la loi du 7 mess. an II (75 centimes du rôle). Toute expédition est portée sur papier timbré du coût de 1 fr. 50 c. par application de l’art. 63 de la loi du 28 avril 1816, modifié par la loi du 2 juillet 1862, art. 17. Il n’y a d’exception que pour les premières expéditions, qui doivent être délivrées gratuitement, conformément aux règles établies par l’avis du conseil d’État du 4 août 1807. — Les droits sont perçus, pour les actes de l’état civil, suivant un tarif fixé par le décret du 12 juillet 1807.
92. Bien que les archives soient plus ou moins volumineuses, à raison du nombre et de l’importance des affaires de chaque commune, on peut, sauf l’étendue des développements, leur appliquer une méthode ou un cadre de classement uniforme. La méthode suivante a été recommandée par la circulaire du ministre de l’intérieur du 16 juin 1842.
93. Deux opérations principales seront d’abord exécutées : 1o les livres, registres ou papiers seront rangés par ordre de matières et estampillés au timbre de la commune ; 2o les matières seront distribuées sous un petit nombre de divisions qui comprendront toutes les natures de documents.
On commencera par reconnaître et distinguer les matières.
Ce travail est des plus simples à l’égard des volumes ou registres. Ceux qui appartiennent à une même collection doivent être placés sur des rayons par ordre de dates.
Le Bulletin des lois, le Recueil des actes administratifs, les délibérations du conseil municipal, les registres de l’état civil, etc., seront ainsi classés.
94. Quant aux papiers, on recherchera tous ceux qui concernent une même affaire pour en former un dossier.
Les papiers formant chaque dossier seront rassemblés par ordre de dates.
Lorsqu’il y aura plusieurs affaires, et par conséquent plusieurs dossiers relatifs, soit à un même établissement, soit à un même ordre de fonctionnaires, en un mot, à une même matière, on les réunira dans un même carton, ou, à défaut de carton, en une même liasse. Ainsi, en ce qui concerne les affouages, on formera un dossier distinct pour le balivage, un autre pour l’exploitation des coupes, un troisième pour le partage entre les habitants, etc. ; la réunion de ces dossiers formera le carton ou la liasse des affouages.
Quand les dossiers relatifs à une même matière seront trop volumineux pour être contenus dans un seul carton ou pour ne former qu’une seule liasse, on les divisera en autant de cartons ou de liasses qu’il sera nécessaire.
Ce travail une fois terminé, il sera procédé au classement définitif et à la rédaction de l’inventaire. Ces deux opérations peuvent être exécutées en même temps.
95. La nature et la composition des archives communales permettent d’y établir uniformément quinze divisions ainsi désignées :
A. Lois.
B. Actes administratifs de la préfecture.
C. Livres divers.
D. Actes de l’administration municipale.
E. État civil.
F. Population et statistique.
G. Contributions.
H. Affaires militaires.
I. Police.
K. Personnel.
L. Comptabilité.
M. Biens communaux servant à usage public.
N. Biens communaux affermés ou livrés à la jouissance commune.
O. Voirie.
P. Pièces diverses.
