niquées seulement aux personnes qui justifient qu’elles ont qualité pour en prendre connaissance. Le refus d’autorisation est donné par écrit.
La communication des documents personnels ou de famille ne peut être accordée que sur autorisation du préfet. (Règl. gén. 6 mars 1843 et lettre circ. 18 févr. 1854.)
Il est tenu un registre des demandes de recherches par les particuliers et, la recherche opérée, on mentionne sur ce registre le numéro et la lettre de série que les pièces portent dans l’inventaire.
60. Conformément à l’art. 7 de la loi du 12 sept. 1791, il est délivré sans frais aux administrations des domaines et des forêts et dans l’intérêt des divers services de l’État ou des départements, des extraits ou copies des actes, titres et autres documents déposés dans les archives : mention est faite, au bas de ces pièces, de l’administration à laquelle elles sont destinées.
À l’égard des copies ou calques de plans, ces administrations, de même que les particuliers, doivent les faire exécuter à leurs frais par les hommes de l’art.
61. Si le chef de service intéressé juge que des extraits ou des copies ne suffisent pas, il peut demander au préfet que les pièces lui soient données en communication. Dans ce cas, si l’autorisation est accordée, indépendamment de la mention portée au registre des communications, la remise est constatée par un récépissé du chef de service, contenant une description exacte de la pièce avec engagement de la réintégrer aux archives dans un délai déterminé.
62. Les expéditions ou extraits de pièces déposées aux archives ne sont délivrés au public par l’archiviste que sur demande écrite et d’après l’autorisation du secrétaire général. Ce dernier a seul qualité pour les signer. L’archiviste a soin, au préalable, de les viser pour collation. Les expéditions sont marquées du timbre de la préfecture. Les frais et droits de délivrance, fixés conformément à la loi, sont relatés en marge.
63. Il doit être tenu un registre spécial des expéditions ou extraits, mentionnant les noms et qualités des parties qui les ont demandés, la nature des pièces expédiées, le nombre des rôles, le montant des droits perçus, la date de la perception et celle du versement dans la caisse de la trésorerie générale. Il est fait mention sur ce registre des expéditions ou extraits délivrés sans frais pour cause de service public. (Règl. gén. 6 mars 1843.)
Les expéditions premières pour lesquelles la taxe n’est pas due, sont celles dont la délivrance est faite, pour assurer immédiatement l’exécution d’un acte ou d’une décision, aux parties que cet acte ou cette décision concerne. Elle est due pour toutes les pièces en dépôt dans les archives.
L’archiviste perçoit le montant des expéditions et le verse, à la fin de l’année, dans la caisse de la trésorerie générale. Recette en est faite au sous-chapitre des produits éventuels départementaux.
64. Si l’on juge qu’il y a lieu d’attribuer aux expéditionnaires pour leur travail une quote-part de ce produit, les sommes qui leur seront ainsi payées figureront comme dépenses au budget du département et seront ordonnancées de la même manière que les autres dépenses du service départemental. Le conseil général du département est appelé à émettre son opinion tant sur le principe même de l’attribution dont il s’agit que sur la fixation de la quote-part. (Circ. 20 janv. 1848.)
65. Aucune suppression de papiers ne doit avoir lieu qu’en vertu d’une autorisation du ministre de l’intérieur. (Circ. 24 juin 1844.)
On doit conserver : 1o tous les titres, actes ou décisions qui intéressent l’État, les départements, les communes, les fabriques des églises, les établissements de bienfaisance et les particuliers ; 2o tous les documents susceptibles d’être consultés pour les recherches d’histoire, de science, d’art, de paléographie, de topographie ou de statistique ; 3o les papiers composant les séries qui se rapportent aux archives antérieures à 1790.
66. Les documents qui ne sont pas de nature à être conservés indéfiniment sont ceux qui, à la suite d’un certain nombre d’opérations générales de l’administration, viennent périodiquement et par masses encombrer les archives.
67. Toute vente de papiers, sauf de ceux considérés comme papiers de rebut, et dont il va être parlé plus loin, doit être autorisée par une décision spéciale du ministre de l’intérieur. Il n’est donné suite à la demande en autorisation que si elle est accompagnée d’un inventaire en double expédition, de l’avis motivé d’une commission locale instituée par le préfet, et de la délibération du conseil général sur la question d’opportunité.
Le directeur des domaines ou un agent de cette administration fait nécessairement partie de la commission locale ; le secrétaire général de la préfecture la préside le plus ordinairement ; l’archiviste peut y remplir les fonctions de secrétaire, et, en tout cas, il en est membre de droit.
68. Le produit de la vente des vieux papiers, registres, etc., déposés par les agents des finances dans les archives des préfectures, appartient à l’État. Il en est de même pour les papiers hors de service, dont l’origine est antérieure à la division de la France en départements. Le produit de la vente de tous les autres papiers inutiles appartient aux départements et doit être versé à la caisse du trésorier-payeur général, sous le titre de ressources éventuelles. (Circ. 9 nov. 1835.)
69. Un certain nombre de papiers peuvent être livrés sans inconvénient aux ventes publiques : tels sont les imprimés, placards, papiers de finances, de garde nationale, etc. Mais il en est un grand nombre d’autres qui, revêtus de la signature des fonctionnaires ou renfermant des faits dont l’administration doit se réserver la connaissance, ne pourraient être mis en circulation sans de graves inconvénients. Nous citerons notamment les anciens passe-ports, les souches de passe-ports de condamnés, les ports d’armes, les pièces relatives aux délits, les mémoires de frais de justice, les congés de libération, certificats, extraits d’état civil et autres pièces produites à l’appui des décisions des conseils de révision ou des actes de substitution et de remplacement, etc. Ces papiers ne peuvent être vendus qu’à la condition qu’il est
