la productivité moindre le temps que les documentalistes formés s’adaptent à leur nouvel outil ;
- coûts liés à la préparation de la migration :
- l’étude de besoins pour le choix du nouveau logiciel ;
- les essais du nouveau logiciel ;
- les démarches d’appel d’offre et de suivi ;
- coûts éventuels de mise à jour du matériel.
Ce coût de sortie, et les désagréments, voire les difficultés de la migration d’un logiciel à l’autre, freinent la migration effective. Mais à terme, ces désagréments devraient favoriser les logiciels à code source ouvert. En effet, le plus grand obstacle est la difficulté de transfert de la base d’un format de logiciel à un autre format. Avec un logiciel ouvert, le format du fichier contenant la base est aisément exportable vers un autre format. Il est raisonnable de penser que, quelque soit le logiciel utilisé, les utilisateurs se lasseront de ces coûts annexes, voire de la perte de données, qui surviennent lors d’une migration ou même lors d’une simple mise à jour. C’est d’ailleurs ce qu’a bien compris l’éditeur de logiciels documentaires Dip-systèmes, qui ouvre une partie du code de ses applications : ainsi les clients savent qu’ils ne sont pas liés irrémédiablement à leur fournisseur, et que leurs données leur resteront accessibles quoiqu’il arrive à cet éditeur.
Nous avons vu que, lorsque la question du renouvellement d’un logiciel avec de nouvelles fonctions se pose, divers coûts sont à envisager, et que la licence n’est qu’un des éléments du coût du passage à ce nouveau service. Il en va de même lorsqu’on veut se doter d’un outil supplémentaire.
On voit donc que lorsqu’une unité documentaire fait le choix d’un logiciel, elle le fait entre des solutions plus ou moins bancales et limitées, car généralistes et ne prenant pas en compte ses besoins précis, ou des solutions adaptées et performantes, mais coûteuses, et comportant des fonctions qui resteront inutilisées. C’est alors que le mouvement open source peut proposer une alternative intéressante, d’abord par l’absence de paiement d’une licence, ensuite par leur adaptabilité. Les économies réalisées sur le prix de la licence, sur les périodes d’indisponibilité et la maintenance, et sur la période de migration, permettent d’investir dans le logiciel libre, une adaptation à ses besoins au moment du choix du logiciel.
Autre argument à long terme : le coût des mises à jour est lui aussi minoré : il n’y a pas de nouvelle licence à payer à chaque mise à jour. Les coûts de mise à jour, liés à la migration des documents et à l’installation proprement dite de la mise à jour, sont eux aussi minorés, puisque les formats de données sont basés sur des standards et restent compatibles de façon ascendante et descendante, ou sont convertis aisément par un script. En tout cas, les développeurs n’ont aucun intérêt à rendre difficile cette migration, et le format ouvert la facilite dans les cas les plus ardus.
Enfin, le coût total de possession (CTP) est minoré. De nombreuses études sont parues, mais les commanditaires n’étant pas toujours nommés, il est difficile de s’y fier. On ne peut que citer quelques exemples d’évaluation faites par des entreprises, qui chiffrent les économies réalisées sur la licence, l’installation et la maintenance dans une fourchette entre 30 et 80 % du coût d’un logiciel propriétaire. La diminution du CTP se fait d’ailleurs plus sur la maintenance et la diminution des périodes d’indisponibilité, c’est à dire des
